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南京住房公积金业务档案管理暂行办法

2015-03-27

  

南京住房公积金业务档案管理暂行办法

 

第一章  总 则

 

第一条  为加强南京住房公积金业务档案的规范化管理,确保业务档案的完整、系统和安全,根据《中华人民共和国档案法》、国务院《住房公积金管理条例》和《南京住房公积金管理条例》等规定,结合南京住房公积金管理工作实际,特制定本办法。

第二条     本办法适用于南京住房公积金管理中心(含分中心,各住房公积金业务承办银行)的住房公积金业务档案管理工作。

第三条  住房公积金业务档案是指住房公积金管理机构在办理归集、贷款等业务活动中直接形成的具有保存和利用价值的各种不同形式和载体的历史记录。

第四条  住房公积金业务档案真实记录住房公积金业务管理过程,是国家档案的重要组成部分,是住房公积金管理工作的基础,是查考管理中心工作,研究住房公积金历史的重要依据。

第五条  住房公积金业务档案实行集中统一领导、分级管理的原则。住房公积金管理中心全面负责公积金业务档案管理工作,并督促、检查分中心和各承办银行收集、保管及利用公积金业务档案的工作。各处室、分中心和承办银行对本部门形成的具有保存价值的公积金业务资料应按时归档,确保档案齐全、完整和有效利用,任何部门和个人不得据为己有。南京住房公积金档案管理工作同时接受南京市档案行政管理部门的监督和指导。

第六条  住房公积金业务档案管理工作,纳入本单位(各处室、分中心及承办银行)目标责任考核内容,建立和完善档案管理各项规章制度,在人员配备、经费开支、库房建设等方面给予保证。

 

第二章  档案机构、人员及其职责

 

第七条  住房公积金管理中心应明确分管档案工作的领导,办公室为档案管理工作的职能机构,建立综合档案室,配备专职档案管理人员,负责管理指导本单位的档案工作。分中心和各承办银行应设立档案专柜,配备兼职档案管理人员,负责本部门公积金业务材料的收集、整理和归档工作。

    第八条  档案管理部门职能

(一)宣传、贯彻执行党和国家有关档案工作的方针政策和法律法规,并结合中心工作实际,建立健全中心档案管理规章制度,集中统一管理中心内部的业务档案;

(二)对分中心和各承办银行的公积金业务资料的收集、整理和归档工作进行指导和督促;

(三)编制档案检索工具,建立档案数据库,开发档案信息资源,编研参考资料,积极主动利用;

(四)按期对库存档案进行鉴定,严格执行档案监销程序,以防档案的遗失和泄密;

(五)按规定向同级档案馆移交档案。

     第九条  档案工作人员职责

(一)贯彻执行党和国家有关档案工作的法律、法规,负责草拟本单位的档案管理规章制度;

(二)指导管理中心各部门、各承办银行做好应归档材料的收集、整理、归档工作,提高档案管理质量;

(三)做好管理中心机关档案的收集、整理、鉴定、归档、统计等基础工作,熟悉所保管档案的情况,科学管理档案;

(四)对档案进行科学分类、排列、编号,库房达到“八防”(即防火、防盗、防潮、防尘、防光、防霉、防高温、防虫鼠)的要求;

(五)开发档案信息资源,提高档案现代化管理水平。编制档案检索工具,做好档案利用服务工作;

(六)遵守保密制度。未经批准,不得擅自扩大档案利用范围,确保档案安全。

第十条  住房公积金业务档案管理人员应严格遵守档案管理的法律法规,定期参加档案业务知识培训,掌握业务档案管理技能,提高业务素质和档案管理水平。

第十一条  住房公积金管理中心根据《中华人民共和国档案法实施办法》有关条款的规定,对在档案管理工作中做出贡献的人员给予适当的奖励。对违反国家档案管理法律法规的,应依法依规追究责任。

 

第三章  业务档案分类

 

第十二条  住房公积金业务档案包括住房公积金归集档案、住房公积金提取档案、住房公积金贷款档案、住房公积金行政执法档案等。

(一)住房公积金归集档案是指在住房公积金归集业务中形成的各类文件材料的总称,具体包括:

1、单位住房公积金和住房补贴开户申请单,开户受理回执及审核材料;

2、单位住房公积金和住房补贴账户注销、缓缴、解除缓缴、漏缴、解除睡眠、冻结、解冻的单位状态变更申请单,单位状态变更受理回执及审核材料;     

3、个人住房公积金和住房补贴冻结和解冻的个人状态变更申请单,个人状态变更受理回执及审核材料;

4、集中户的个人住房公积金和住房补贴转移申请单,转移受理回执及审核材料;

5、集中户的个人住房公积金和住房补贴提取申请单,提取受理回执及审核材料;

6、其他需要归档的业务材料。

(二)住房公积金提取档案是指在住房公积金提取业务中形成的各类文件材料,具体包括:

1、住房公积金提取申请书;

2、提取人有效身份证件、直系亲属关系证明复印件;

3、购买、建造、翻建或大修自有住房的合同或证明及购房发票、现金完税证明、房屋所有权证等相关材料的复印件;

4、柜面支取还贷的相关证明材料复印件;

5、退休证明、与单位解除劳动合同证明、户籍注销证明或死亡证明的复印件;

6、租房合同、房屋租赁登记备案证明、房租发票、婚姻状况证明的复印件;

7、重大疾病、特困职工等特殊群体提取时,提供医药费发票、就业失业登记证、特困职工证明等相关材料的复印件;

8、其他需要归档的业务材料。

(三)住房公积金贷款档案是指在住房公积金贷款业务中形成的各类文件材料的总称,包括住房公积金个人贷款档案、住房公积金贷款楼盘档案、住房公积金支持保障性住房项目贷款档案。

1、住房公积金个人贷款档案,具体包括:

(1)公积金购房贷款申请(审批)表;

(2)借款人及配偶身份证(军官证)、户口簿、暂住证、结婚证复印件、婚姻状况证明、征信报告原件;

(3)首付款收据凭证复印件;

(4)配偶方为省直机关或分中心的公积金缴存证明、贷款证明;

(5)各类购房合同。契税纳税申报表、契税完税证、房屋所有权证、国有土地使用证复印件等有关材料;

6)借款合同原件、抵押合同原件、房屋他项权证复印件;

7)房产部门出具的房产证明(原件)、首套房房屋所有权证复印件;

8)其它应委托公证的文书;

9)《借款借据》(原件);

(10)委托提取还贷协议书原件、委托提取还贷终止协议书原件;
    (11)
贷后信息修改申请表原件、贷款结清证明原件;

(12)住房公积金建造、翻建、大修贷款现场核查情况表原件;

(13) 其他需要归档的业务材料。

2、住房公积金贷款楼盘档案,具体包括:

1)公积金贷款按揭协议书、登记表、签订审批表、补充签订按揭协议登记确认表;

2)开发企业资质证书、代码证书、营业执照、法定代表人证明或法人身份证复印件、房地产开发公司章程、前期物业合同;

3)开发项目立项批复、财务报表、财务审计报告、开发企业征信报告;

4)国有土地使用证、建设工程规划许可证、建设工程施工许可证、商品房销(预)售许可证;

5)开发项目规划核准图、经济适用房批复、集资建房批复、集资建房房屋权属登记备案证明。

3、住房公积金支持保障性住房项目贷款档案,具体包括:

1)借款人资料;

2)建设项目资料;

3)抵押资料;

4)项目贷款审核审批资料;

5)合同协议;

6)会计、凭证类资料;

7)贷后管理及检查报告资料;

8)台账资料;

9)其他资料。

(四)住房公积金行政执法档案是指依据国务院《住房公积金管理条例》第三十七条、《南京市住房公积金管理条例》第四十四条、四十五条、四十六条规定,经管理中心实施行政处罚的案件中形成的各类书证。

    1、住房公积金行政处罚案件,具体包括:

    1)单位逾期不办理住房公积金缴存登记或不为本单位职工办理住房公积金账户设立手续的;

2)单位未按时办理住房公积金的转移、封存、变更登记、注销手续的;

3)单位不按规定出具提取证明的;

4)单位拒绝管理中心检查、不如实提供与住房公积金管理有关资料的;

5)单位阻挠符合住房公积金贷款条件的职工申请住房公积金贷款的;

6)以欺骗手段违法提取本人住房公积金账户内存储余额的;

7)以欺骗手段违法获得住房公积金贷款的;

8)单位出具虚假证明资料使职工违法获得贷款的。

2、住房公积金行政处罚案件归档材料,主要包括:

1)投诉登记;

2)立案审批;

3)调查取证;

4)限期整改;

5)处罚审批;

6)处罚告知;

7)根据处罚内容制作陈述申辩、听证告知书;

8)处罚决定;

9)行政复议、行政诉讼;

10)结案归档、报备案。

 

第四章  业务档案的收集与整理

 

第十三条  根据档案管理规定,住房公积金业务档案按照“谁形成、谁收集、谁整理”的原则办理。凡在住房公积金业务工作中形成的、有查考利用价值、应归档的文件材料,各处室、分中心和承办银行应将其准确划分类别,按年度和保管期限进行收集、整理和归档。

(一)归集档案按年度、形成时间、按件进行整理。归集处对应归档材料按类按日序时收集、整理、录入业务档案系统,不积压、不遗漏,确保纸质档案和电子档案内容的完整和准确。

(二)按照南京住房公积金管理模式,个人住房公积金提取档案由相关承办银行负责收集、整理、归档和保管。承办银行工作人员应对当月内产生的个人公积金提取材料进行整理、编目和归档,按要求将重要票据及经确认的主要证明材料按会计凭证的管理要求进行归档。归集处每年定期对各承办银行个人提取档案的整理、保管、利用情况进行抽查,抽查结果纳入对银行的年度工作考核。

(三)中心委托各承办银行负责收集、整理和保管个人住房公积金贷款档案。各承办银行应对当月内发放的个人贷款材料按贷款人单笔贷款和形成时间进行整理、编目、归档,一宗一卷,装盒保管。(其中《房屋他项权证》按重要档案进行单独保管),已归档的卷内文件目录上传公积金中心业务档案管理系统。贷款处对所上传的电子档案信息进行审核,每年定期对各承办银行个人贷款档案的整理、保管、利用情况进行抽查,抽查情况纳入对银行的年度考核。

(四)住房公积金按揭协议档案按年度、形成时间、按卷进行整理。贷款处应在项目立案时建立相应的类目顺序号,按年度一项目一编号,登记装袋,进行预归档。项目结案后按类目顺序将材料装订成册,编制卷内文件目录和案卷目录,移交中心档案室。

(五)公积金支持保障性住房项目贷款档案按年度、形成时间、按卷进行整理。贷款处应在每一个项目立案时就按年度按类进行预归档。项目贷款结案后将材料分类进行整理编目,装订成册,编制卷内文件目录和案卷目录,移交中心档案室。

(六)行政执法档案按年度、形成时间、按卷进行整理。归集处应在行政执法案件立案时进行预归档,待案件结案后按年度按类将材料整理编目,装订成册,编制卷内文件目录和案卷目录,移交中心档案室。

第十四条  公积金业务档案归档时间

(一)住房公积金归集档案于次年6月进行归档。归档时应将档案实体、目录一并移交档案室,在业务档案系统中办理交接手续,打印移交清册一式两份,经双方档案人员清点签字确认后生效。

(二)住房公积金提取档案,由各承办银行在每年6月份完成上年度提取档案的内部移交和接收工作。

(三)住房公积金个人贷款档案,由各承办银行在每年6月份完成上年度纸质档案的内部移交和接收工作,贷款处每年6月份完成各承办银行上一年度电子档案信息的审核工作。

(四)住房公积金按揭协议档案在项目销售完毕后于次年6月份进行归档。归档时应将档案实体、目录一并移交中心档案室,在业务档案系统中办理交接手续,打印移交清册一式两份,经双方档案人员清点签字确认后生效。

(五)住房公积金支持保障性住房建设项目在结案后于次年6月份进行归档,归档时应将档案实体、目录一并移交中心档案室。

(六)住房公积金行政执法档案于结案后次年6月份进行归档。归档时应将档案实体、目录一并移交中心档案室。

凡不能按规定期限移交档案的部门,需提出情况说明,报中心分管领导审批后,方可暂缓移交。

第十五条  档案室对中心内部的业务档案应统一编制档案号。中心业务档案的档号由全宗号、机构(问题)、保管期限代码、年度、案卷(件)号等五个部分,20位阿拉伯数字组成。

(一)全宗号:是南京市档案馆给予南京住房公积金管理中心移交进馆档案的代号,以四位阿拉伯数字标注;

(二)机构(问题):指档案的分类层次。填写时须使用公积金业务档案分类方案中与类目名称相对应的代号。用一位阿拉伯数字表示一级类目的代号,用二位阿拉伯数字表示二级类目代号,空位用0补齐,中心类目的代号由3位不同的阿拉伯数字分别代替不同的二级类目;

(三)保管期限:按国家档案局规定分为永久、定期二种,定期分为30年、10年。中心业务档案保管期限定为永久和30年。住房公积金个人贷款结清解押的档案需再保留5年,房屋他项权证保管期限与贷款期限一致。销毁清册永久保存;

(四)年度:是指文件形成或处理的年度,以四位阿拉伯数字标注公元纪年;

(五)案卷(件)号:指对分类、排列后,按案卷(件)实体顺序编制的顺序号。相同年度、相同保管期限的档案在分类方案的最低一级类目内,按排列顺序从“1开始标注,不得重复编制或漏编。件号由7 位阿拉伯数字构成;

(六)编目:归档文件应根据分类方案相应的类目编制归档文件目录。按卷整理的档案装盒后应编写卷内文件目录,并填写卷内备考表。

第十六条  归档文件材料应齐全完整,分类科学标准一致,文件排列有序,编目规范清楚,案卷封面整洁美观,案卷装订整齐结实,装具表格规范统一,案卷目录分类编制。

第十七条  住房公积金管理中心应建立全宗卷,形成和积累住房公积金档案的分类方案、立卷说明、鉴定报告、交接凭证、销毁清册、检查记录、全宗介绍等材料。

 

第五章  业务档案的保管与利用

 

第十八条  住房公积金管理中心应配置综合性档案库房和档案保管设施。实现库房、办公、阅览三分开。各分中心和承办银行应配置专用的档案室和档案用具保管住房公积金业务档案。

第十九条  住房公积金管理中心机关不同类型和载体的档案应集中存放于档案室。档案库房要符合“八防”等要求, 库房温湿度必须控制在标准范围内。

第二十条  档案室每年对库藏档案进行一次清点核对,做到账物相符,发现问题或隐患应及时报告和解决。对破损和载体变质档案应及时修补和复制,以确保档案的完整和安全。

第二十一条  住房公积金管理中心应建立健全档案借阅利用制度,做好档案的服务和提供利用工作,做好住房公积金缴存者查阅住房公积金业务档案的服务工作。

第二十二条  档案借阅应严格办理借阅手续。外单位查阅档案时,应持有介绍信或其他合法证明,经中心分管领导同意后方可查阅,并履行登记签字。未经允许,任何人不得将档案带到与工作无关的场所。

第二十三条  住房公积金管理中心应成立档案鉴定小组,负责组织对到期的档案进行鉴定,提出销毁意见。确定无保存价值的档案,要逐件编造销毁清单及清册,报中心分管领导审核同意后,在指定地点由两人以上负责监销,并由监销人员和销毁人员签名盖章。未经鉴定,任何人不得擅自销毁档案。

第二十四条  档案室应建立档案统计台帐,对档案的收进、移出、保管数量等情况进行及时、准确的统计和登记。

 

第六章  电子业务档案数据管理

 

第二十五条  住房公积金业务档案信息录入计算机系统时,应当在内容、相关说明及描述上与纸质保持一致。

电子档案数据备份的介质一般有磁带、移动硬盘、光盘等。备份介质标签,应写明备份地点、时间、数据描述、校验人等。

第二十六条  为保证业务档案信息安全,在住房公积金业务办理中产生的电子档案数据应在年终结转时,由中心信息处进行双套制备份,一份作为特种载体档案移交档案室保管,另一份存放异地进行保管。

 

第七章  附 则

 

第二十七条  本暂行办法自印发之日起施行。